Servizi a valore aggiunto per clienti residenziali e virtuali
I servizi di segretariato virtuale: cosa sono e perchè sceglierli
Molti Business Center mettono a disposizione di clienti virtuali e residenziali diversie tipologie di servizi di Segreteria Virtuale. Attivare una segretaria virtuale permette ai fruitiori del servizio un miglioramento netto nella qualità del tempo lavorativo, demandando semplici operatività a personale professionale formato.
Eliminando al massimo il tempo trascorso in chiamate inutili o alla gestione dell’agenda avrai a disposizione così molto più spazio per le attività per te più importanti.
Segreteria Virtuale: di cosa si tratta?
Cosa può fare per te questo servizio
Negli ultimi anni, sempre più aziende stanno adottando la soluzione di una segreteria virtuale per gestire le loro comunicazioni telefoniche e organizzative. Ma che cos’è esattamente una segreteria virtuale e come funziona?
In breve, una segreteria virtuale è un servizio di assistenza telefonica e organizzativa erogata in esterno che viene gestito da professionisti altamente qualificati. Questi professionisti lavorano in remoto rispetto alla sede principale dell’azienda per gestire le chiamate in arrivo, fornire supporto amministrativo, organizzare riunioni, sincronizzare l’agenda e molto altro.
La maggior parte delle segreterie virtuali offre una vasta gamma di servizi per le imprese, tra cui:
- Risposta alle chiamate in arrivo: la segreteria virtuale risponde alle chiamate in arrivo a nome dell’azienda e le inoltra al dipendente appropriato o prende nota del messaggio per la sua successiva gestione.
- Pianificazione e organizzazione delle riunioni: la segreteria virtuale può gestire gli appuntamenti e le riunioni dei dipendenti, inviando promemoria e conferme e gestendo la logistica della sala riunioni interna o il noleggio di una eventuale struttura esterna.
- Gestione della corrispondenza: la segreteria virtuale può gestire la posta in arrivo dell’azienda, specie se si trova nello stesso luogo della domiciliazione postale, della domiciliazione legale o di una eventuale unità locale. Fornirà quindi un servizio di smistamento, gestione e risposta ai messaggi in entrata.
- Supporto amministrativo: la segreteria virtuale può gestire una serie di attività amministrative, come la fatturazione, la contabilità e la gestione dei resoconti.
- Assistenza tecnica: la segreteria virtuale può fornire supporto tecnico per le attrezzature informatiche e per l’utilizzo di software specifici.
- Recall appuntamenti: la segretaria virtuale può gestire recall massivi per conferme di ogni tipo.
L’obiettivo principale di una segreteria virtuale è quello di fornire un’assistenza efficace e professionale alle imprese che non vogliono o non possono assumere un’assistente vero a tempo pieno.
Anche perchè per un servizio a tempo pieno un solo dipendente non basterebbe.
Servizi di segretariato professionale
Il vantaggio dei costi e flessibilità
Il servizio di segreteria professionale erogato virtualmente offre anche una soluzione a basso costo per le imprese che vogliono esternalizzare il loro servizio di assistenza telefonica e organizzativa.
Inoltre, le assistenti virtuali offrono anche flessibilità alle imprese che lavorano con dipendenti in remoto o che hanno una presenza geografica in più paesi. Con la segreterie virtuali, le chiamate possono essere gestite e inoltrate a qualsiasi dipendente ovunque si trovi.
In definitiva, una segreteria virtuale offre un servizio professionale ed efficiente di assistenza telefonica e organizzativa per le imprese. Se stai cercando un modo per migliorare la tua efficienza e pur tenendo sotto controllo i costi, considera l’opzione di una segreteria virtuale per la tua azienda.
Grazie alla segretaria virtuale avrai infatti la possibilità di attivare servizi rapidamente, e di organizzare attività, senza per questo togliere risorse dalle operatività per te fondamentali.
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